سیستم کدینگ حسابداری 

سیستم کدینگ حسابداری 

علم حسابداری وفرایندرسیدگی به امورمالی یک شرکت یاسازمان یاشخص حقوقی درواقع نوعی مهارت است که برای تحلیل اطلاعات و مدارک مالی یک شرکت یا سازمان به کار میرود. بنابراین لازم است که حسابداران علاوه‌ بر اینکه دانش و تخصص مناسبی برای استفاده از داده‌ های مالی و تحلیل آن‌ ها داشته باشند، راهکار های جذابی مانند سیستم کدینگ حسابداری به مدیران خود گزارش دهند. بنابراین حرفه حسابداری می ‌تواند برای یک شرکت بسیار تعیین‌کننده باشد و آن را درمعرض صعودیا سقوط قراردهد.

حسابداران افرادی هستندکه معمولاً باهمه‌ی موضوعاتی که به نحوی باعملیات مالی شرکت‌ هاوسازمان ‌ها ارتباط پیدا می‌ کند، سر و کار دارند؛ به همین خاطر باید قبل از هر چیز یک نظم کلی را در موضوعات مالی شرکت ایجاد کرده و آن‌ها را در قالب عناوین اصلی و فرعی سامان بخشند. در غیر این صورت کارهای انجام شده به درستی قابل پیگیری نخواهند بود. این مسئله به ویژه برای شرکت ‌ها و سازمان ‌هایی که دارای ساختار گسترده و شبکه ‌های پیچیده ‌ی مالی هستند، ضرورت بیشتری پیدا می‌ کند؛ زیرا انبوهی از اطلاعات مالی ایجاد شده و باید مدیریت شوند که این مدیریت جزازطریق ایجادیک نظم کلی امکان ‌پذیرنیست.فرسان

متخصصان ومتفکران حسابداری برای حل این مسئله وچالشهای مرتبط باآن، سیستمی راباعنوان کدینگ حسابداری در نظر گرفته‌ اند که از طریق آن می‌ توان یک سیستم یک پارچه و منظم برای قرار گرفتن اطلاعات مالی در ذیل هر کدام از عناوین اصلی یا فرعی طراحی کرد. از آنجایی که طراحی کدینگ حسابداری ممکن است کار نسبتاً آسانی برای حسابداران نباشد، در این جا تصمیم گرفتیم شما رابا الفبای طراحی کدینگ حسابداری آشناکرده ونکاتی رادراین زمینه توضیح میدهیم.شرکت حسابداری

کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری به زبان ساده به دسته‌ بندی ومرتب کردن عناوین فعالیت‌ های مرتبط باحسابداری گفته میشود که امکان چینش موضوعات مالی و عملیات ‌ها را بر اساس موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان‌ پذیر میکند. در این روش هم سرفصل‌ های اصلی و فرعی فعالیت‌ها مشخص می‌ شود و هم ارتباط بین آن ‌ها برای کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، روشن می‌گردد. طراحی کدینگ حسابداری سبب می ‌شود تا اطلاعات مالی به راحتی قابل تفکیک باشند و در مواقع لزوم دسترسی به آن ‌هادرسریع‌ ترین زمان ممکن صورت گیرد.خدمات مالی و حسابداری

آیا همه‌ی کسب و کارها باید کدینگ حسابداری داشته باشند؟

کدینگ حسابداری چیزعجیب وغریبی نیست، درواقع به نظمی که سبب جلوگیری ازآشفتگی اطلاعات مالی میشود، کدینگ حسابداری می‌ گوییم. به همین خاطر طراحی کدینگ حسابداری برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب وکارها اعم از کوچک و بزرگ یا دولتی و خصوصی ضرورت دارد. البته این ضرورت به نسبت میزان پیچیدگی یا سادگی فعالیت آن‌ها و هم چنین حجم عملیات مالی می ‌تواند کم یا زیاد باشد؛ به طوری که کسب و کارهای بزرگ حتماً باید متناسب با فعالیت‌ هایشان کدینگ حسابداری را برای خود طراحی کنند، اما به هر حال دیر یا زود هر کسب و کاری باید به فکر طراحی کدینگ حسابداری بیفتد تا در انجام عملیات مالی و دسته‌ بندی و پیگیری آن ‌هامشکلی به وجودنیاید.خدمات حقوقی

انواع کدینگ‌ ها کدامند؟ کدینگ‌ ها انواع مختلفی دارند که عبارتنداز:

  • کدینگ حفظی
  • کدینگ متوالی یا سریالی
  • کدینگ سلسله مراتبی
  • کدینگ وجهی
  • کدینگ توده ‌ای

درکدینگ حفظی کلمات واسم ‌ها به صورت مخفف نوشته می ‌شوند تاتلفظ وبه کار بردن آن‌ ها راحت ‌ترباشد. در کدینگ متوالی یا کدینگ سریالی، داده‌ ها توسط دنباله ‌ای از اعداد به صورت پشت سر هم کدگذاری می‌ شوند. کدینگ سلسله مراتبی اشاره به نوعی از کدینگ دارد که دارای ترتیب منطقی و قابل گسترش هستند. در کدینگ حسابداری توده ‌ای به یک حساب معین در یک دوره‌ی مالی معین اعدادی اختصاص داده می ‌شود و درنهایت کدینگ وجهی نیزاشاره به سیستمهای کدگذاری داده به صورت قراردادی دارد.

سیستم کدینگ حسابداری 

کدینگ حسابداری چگونه طراحی میشود؟

درطراحی کدینگ حسابداری بایدبه مواردی مانند اصول واستانداردهای حسابداری، فعالیت‌ های سازمان یا شرکت، کنترل‌ های داخلی و گزارش ‌های مورد نیاز داخلی و یا بیرون از سازمان توجه کرد و بر این اساس ساختاری را طراحی نمود. منظور از اصول حسابداری آن است که تمام سیستم‌ های کدینگ برای هر نوع از کسب و کار باید در اصول طراحی و در نظر گرفتن بخش‌ های کلی از قوانین خاصی پیروی کنند. فعالیت ‌های شرکت نیز ناظر به نوع فعالیت ‌ها و میزان آن ‌ها است که با توجه به فعالیت ‌های اصلی، فرعی وحاشیه‌ ای تنظیم میشوند.

کنترل ‌های داخلی نیزاگرچه ممکن است دربسیاری از سازمان ‌ها به دلیل ساختارمشابه بروکراتیک شبیه به هم باشند ، اما معمولاً متناسب با خود سازمان در نظر گرفته می ‌شوند. گزارش ‌های درون و برون سازمانی نیز گزارش‌ هایی هستند که باید در انجام عملیات مالی لحاظ گردند ویا ارائه شوند.

” نکته : برخی ازنرم ‌افزار های حسابداری مانند نرم افزار هلو و نرم افزار محک بصورت پیش فرض دارای کدینگ حسابداری هستند.”

سطوح استاندارد در طراحی کدینگ کدامند؟

منظوراز سطوح استاندارد، سطوحی است که شامل انواع حساب ‌های مختلف است. براین اساس سطوح متداول دسته ‌بندی عبارتند از: سطح گروه، سطح کل، سطح معین، سطح تفصیلی. سطح گروه عنوان کلی حساب ‌ها را در بر می‌گیرد و آن‌ها را بر اساس عناوین کلی از هم تفکیک می‌کند. معمولاً در طراحی کدینگ این عناوین با ارقامی به عنوان کد مشخص می ‌شوند. سطح کل ناظر به حساب‌ هایی هستند که در دفترهای مالی ویژه، تنظیم گزارش‌ ها و صورت‌ های مالی لحاظ می‌ شوند. از حساب‌ های معین نیز به منظور دسته ‌بندی و متمایزکردن حساب‌ های کل استفاده میشود.سیستم کدینگ حسابداری 

سطوح تفصیلی نیزشامل حساب اشخاص، ثبت هزینه ‌هاوثبت محاسبات وعملیات به صورت تفصیلی است. سطح تفصیلی در سازمان ‌ها و شرکت‌ های مختلف متناسب با پیچیدگی آن‌ ها ممکن است شاخ و برگ بیشتری پیدا کند و خود زیر مجموعه ‌های دیگری را در بر بگیرد. معمولاً برای آن که مشاهده اطلاعات به راحتی انجام‌ پذیر باشد ازرنگ ‌های مخصوص برای نشان دادن سطوح مختلف استفاده میکنند.

نقش کدینگ در حسابداری

کدهایی که بانام کدینگ شناخته میشوند، درسیستم‌ های مختلف حسابداری برای شناسایی بهترو ساده‌تر حساب ‌های درگیر و تسریع امور مربوط به ثبت حسابرسی مورداستفاده قرار می‌ گیرند. این دسته از کد ها، به گونه‌ ای تعیین می ‌شوند که در آن ‌ها اقلام و کالاها و خدماتی که قابلیت نقش شدن سریع ‌تر دارند، در رأس کد ها قرار گیرند و بالعکس، با سخت شدن فرایند نقد شوندگی، کد دهی نیز پیچیده ‌تر و در پایه ‌های هرم تولید کد قرارداده میشود.

درتعریفی ساده ‌ترمیتوانیم بگوییم که کدینگ حسابداری، درواقع به فرایند دسته ‌بندی ومرتب ‌سازی عناوین وموضوعات مرتبط با فعالیت‌ های حسابداری یک شرکت یا سازمان گفته می ‌شود که امکان چینش و مرتب‌ سازی موضوعات مالی و عملیات ‌ها را، بر اساس موارد مختلفی مانند موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان ‌پذیر می‌ کند. نکته مهم این است که گاهی برای این که حساب ‌ها متعدد هستند، رویدادهای مالی شرکت یا سازمان به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم می ‌شوند تا ساختار دسته‌ بندی حساب ها و رویدادهای مالی، شبیه به یک هرم یادرخت باشد.

دراین ساختار، هرشاخه درخت دارای یک سرگروه بوده ودر بخش ‌های بعدی یک حساب کل، حساب معین ونهایتاً حساب ‌های تفضیل در آن‌ ها قرار میگیرند. بنابراین در کدینگ، علاوه ‌براینکه سرفصل ‌های اصلی و فرعی فعالیت ‌ها و موضوعات مربوطه مشخص می ‌شود، قادر هستیم که ارتباط بین آن ‌ها را برای ذی ‌نفعان و کسانی که قراراست به اطلاعات دسترسی پیداکنند، واضح کنیم.

برای این منظور، سرگروه حساب ‌هادرواقع همان حساب‌ های اصلی هستند که دسته ‌بندی کلی براساس آن ‌ها شکل می ‌گیرد و برای نمایش شمای کلی حساب ‌ها استفاده می‌ شوند. حساب کل، حساب ‌هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی بسیار مهم هستند و عملکرد آن‌ ها نیز باید برای گزارش به این سازمان ‌ها ارائه شود. حساب معین که سومین دسته است، بیشتر برای منظور گزارش ‌دهی و تصمیم‌گیری مفید هستند و حساب‌ های تفضیلی، حساب ‌هایی هستند که برای هر سازمان منحصراً تعریف می ‌شوند. اگر در سیستم کدگذاری حساب تفضیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن رااستاندارد و درغیر این صورت، آن را شناورمینامند.سیستم کدینگ حسابداری 

ویژگی ‌های متمایز طراحی کدینگ

طراحی کدینگ باعث میشود تااطلاعات مالی شرکت یاسازمان به راحتی قابل تفکیک باشدو درمواقع لزوم، دسترسی به آن ها در سریع ‌ترین زمان ممکن صورت گیرد. از ویژگی‌ ها و نکات مثبت کدینگ، می ‌توانیم به مواردی مانند امکان تهیه گزارش‌ های جامع و دقیق، امکان تولید گزارشات مدیریتی سطح ‌بالا برای تصمیم‌ گیری ‌های حیاتی سازمان و شرکت، استاندارد سازی عملیات واحد مالی، کاهش دخالت نیروی انسانی و درنتیجه سرعت بیشتر در فرایندثبت حساب‌ها واسناد مختلف، اشاره کنیم.

این نیازبه حدی است که حتی برای تهیه اسنادومدارک حسابداری و یاترازنامه‌ ها نیز، کدینگ میتواندراهکاری بسیار عالی و مناسب برای اشخاص حقیقی و حقوقی باشد. از سوی دیگر، برای فعالیت ‌های مختلف یک سازمان یا شرکت مانند بازرگانی و یا خدمات هم، کدینگ گزینه بسیار مناسبی است که باید موردتوجه مدیران و حسابداران قرارگرفته باشد.

 

دسته ‌بندی و انواع کدینگ حسابداری

دریک دسته ‌بندی کلی میتوانیم بگوییم که کدینگ‌ ها انواع مختلفی دارند وشامل موارد زیرمیشوند:

” کدینگ حفظی” : نوعی کدینگ است که نیازبه طراحی یک ساختار مشخص وغیرقابل حدس برای آن وجوددارد.

” کدینگ توده ‌ای” : دراین مدل، یک ‌سری ازاعداد فقط به حساب‌ های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده میشوند.

” کدینگ متوالی یا سریالی” : دراین مدل، اعداد به‌صورت متوالی پشت یکدیگرقرار میگیرند و هر عدد نمایشگر یک کد است.

” کدینگ سلسله مراتبی” : دراین نوع کدینگ، تعدادی سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه‌ ها نیز کدهایی دارند که حروف اول آن‌ ها با کد سرشاخه یکی است.

بنابرنیاز هر سازمان، کدینگ مربوط به آن توسط حسابداران وگروه حسابرسی پیشنهاد میشود که عموماً گزینه بسیار مناسبی برای کمک به شرکت یا سازمان هستند. هم چنین نرم ‌افزارهای مالی به دلیل اینکه دارای قابلیت ‌های زیادی برای حسابرسی هستند، و هم چنین امکان تغییرات گسترده در طراحی آن‌ ها وجود دارد، برای اجرا و پیاده ‌سازی یک سیستم کدینگ، بسیارمناسب هستند. 

جمع ‌بندی و سخن پایانی

درپایان بایدبگوییم که طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری برای سازمان یاشرکت، در رویه‌ ها و فراکردهای مالی آن بسیار مهم بوده و یک امر تخصصی محسوب می ‌شود. بنابراین اگر فرایند کدینگ با دقت و به شکلی صحیح و کارامد انجام شود، مدیران می‌ توانند انتظار داشته باشند که بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری شرکت یا سازمان مرتفع شده و اشتباهات انسانی در آن به ‌شدت کاهش می ‌یابد. هم چنین شرکت ‌ها و سازمان‌ ها می ‌توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از شرکت ‌ها و دیگر مؤسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرندتافرایند طراحی کدینگ به خوبی صورت گیرد.

 

کدینگ جهت تجزیه وتحلیل ودریافت گزارش برای هرسرفصل درحسابداری و هم چنین سهولت در دستیابی به اطلاعات استفاده می شود و نیز سر فصل های حسابداری را به شکل سازماندهی شده در می آورد. این دسته بندی ها دارای لایه ها و زیرشاخه هایی هستند که درحسابداری به اصطلاح کدینگ حسابداری گفته میشود.

طبقه بندی حساب ها در حسابداری

برای ایجادکدینگ ها درحسابداری باید به این ساختار ولایه ها توجه داشت:

” لایه اول : گروه حساب ” : این لایه راگروه های ترازنامه وسرفصلهای اصلی سودوزیان تشکیل میدهند. بنابراین میتوان تمامی بدهی های جاری و غیر جاری، درآمد ها و هزینه ها، سرمایه گذاران و حقوق مرتبط با آن ها و ذی نفعان دیگر را در این لایه تعریف کرد. این لایه معمولا شامل اعدادیک یادورقمی است.

” لایه دوم :  حساب کل ” : دراین لایه معمولاصورتهای حسابهای مالی تعریف میشود. معمولانیازهاو فعالیت های شرکت از عوامل اصلی این لایه هستند و گروه حساب های شرکت را  به ارقام کوچک تر تقسیم می کند که به حساب کل هم شناخته می شوند. در این لایه از ارقام ۲ یا ۳ رقمی استفاده میشود. البته برخی نیزاعدادیک رقمی درنظر میگیرند.

” لایه سوم : حساب معین ” : دراین لایه تمامی حساب های کل به حساب های ریزتری تقسیم میشوند که در اصطلاح حسابداری به حساب معین معروف هستند. در این لایه کدها ۲ رقمی تعریف میشوند.

 

” لایه چهارم : حساب های تفصیلی ” : حساب های تفضیلی حساب های ریزشده معین هستندکه در اصطلاح به حساب تفضیلی در حسابداری شناخته می شوند و در طبقه بندی شرایط راحت تری را ایجاد می کنند و شناسایی حساب را تسهیل می دهند. بهترین حالت برای تعریف کد های این لایه استفاده از حساب های یونیک و منحصر به فرد است. این کار باعث می شود همه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب منحصر به فرد و یک کدشناخته شده باشند.

 

ازآنجایی که در فرایند حسابداری رویدادهای مالی به تعداد زیاد و در انواع مختلف وجود دارند اگر این رویداد ها دسته بندی نشوند و دارای زیر مجموعه های فرعی نباشند نوعی در هم ریختگی و بی نظمی ایجاد شده که کلیه فعالیت های بعدی در حسابداری را تحت شعاع قرار میدهد . در واقع دسته بندی عملیات های مالی و مشخص کردن سطوح مختلف در آن و تعیین سطوح اصلی و فرعی مانند چیزی شبیه شاخه های اصلی و فرعی یک درخت راکدینگ حسابداری میگویند .

اجرای سیستم کدینگ حسابداری به وسیله نرم افزارهای مالی

نرم افزارهای مالی به دلیل قابلیتهای زیادی که دارندو امکان تغییرات گسترده که درطراحی آنها درنظرگرفته شده است برای اجرای سیستم کدینگ بسیار مناسب هستند . سطوح اصلی این سیستم میتواند مواردی چون حساب های کل ، معین و یاحساب های تفصیلی باشدکه بسته به تشخیص حسابداری کدهای مخصوصی به آنهاداده میشود .

” مهم ترین قسمت کدینگ به چه حسابی تعلق میگیرد ” مهمترین قسمت کدینگ حسابداری به حساب های کل تعلق میگیرد . حساب کل در سیستم کدینگ حسابداری باید به شکلی تعریف شود که بتوان کلیه اطلاعاتی که بعدا لازم است به اداره دارایی و مالیات داده شود بتوان از ان استخراج نمود و کاملا دقیق و باجزییات لازم باشد .

” کد حساب های معین معمولا شش رقمی است ” حسابهای معین هم ازاهمیت بالایی برخورداربوده و ازداخل آنها داراییها وهزینه های سازمان بیرون می آید .به حسابهای معین معمولا کد چهار یا شش رقمی داده میشود . این حساب به لحاظ اینکه هزینه ها و درآمد ها را نشان میدهد برای مدیرانی که در امر تصمیم گیری مالی هستندبسیاراهمیت دارد .

 

” حساب های تفصیلی خرده حساب هاهستند ” حساب های تفصیلی حساب های ریز هرشرکت بوده که ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد . کدگذاری حساب های تفصیلی در سیستم کدینگ حسابداری این امکان را فراهم میکند که حسابداران در هر سطحی که لازم باشد گزارش مالی تهیه نموده وبه مدیران ذیربط ارائه نمایند .

” نحوه کد دهی درسیستم کدینگ ” کددهی درسیستم کدینگ حسابداری به نحوی است که الویت کدها و در واقع کد های کوچکتر به حساب های مهمتر که به پول نزدیک هستند داده میشود و بعد به حساب های سود و زیان و در مرحله اخرحساب های با اهمیت کمتر کدگذاری میشوند .

کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد، کدینگ براساس حروف اول حساب : اگر سیستم کدینگ رابراساس حروف اول نام حساب تعریف کنند این کدینگ راکدینگ حفظی می گویند مثل کدینگ ح.پ که بیانگرحساب پرداختی است .

کدینگ سریالی برای اعداد پی درپی، اگرکدها به صورت اعداد پی در پی باشند و از این روش برای معرفی حساب ها استفاده شود سیستم کدینگ راسریالی یا متوالی میگویند .

سیستم کدینگ توده ای ، اگریکسری ازاعدادفقط به حسابهای یک دوره مالی مشخص اختصاص داده شوند این نوع سیستم کدینگ راتوده ای میگویند .

حساب تفصیلی شناور درسیستم کدینگ حسابداری چیست ؟

حساب تفصیلی درکد گذاری وسیستم کدینگ فقط باید به یک حساب معین وصل باشد اما حساب های تفصیلی شناور این طور نیستند و می توانند به چند تا ازحساب های معین متصل شوند .

 

چرا استفاده از سیستم کدینگ در حسابداری اهمیت دارد ؟

  • این سیستم باعث استاندارد شدن عملیاتهای مالی وقرارگیری همه آنها دریک فرمت خاص میشود .
  • ثبت رویدادهای مالی باسرعت بیشتری انجام شده واطلاعات با دقت بیشتری پردازش میشوند وخطای انسانی به حداقل میرسد .
  • تهیه انواع گزارشات مالی باجزییات کامل امکان پذیرمیگردد .
  • تحلیلهای مالی به جهت سرمایه گذاری وبرآورد دارایی هابهتر انجام شده وقدرت تصمیم گیری دراین خصوص راافزایش میدهد .

طراحی سیستم کدینگ حسابداری دررویه های مالی بسیارمهم ویک امرتخصصی بوده و اگر بادقت و به درستی انجام دهد بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری را رفع و اشتباهات انسانی را کاهش می دهد . شرکت ها و سازمان ها میتوانند برای طراحی کدینگ حسابداری ازموسسات خدمات مالی وحسابداری در این خصوص کمک بگیرند .

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *