دفاتر تاجر یا همان دفاتر قانونی شرکت می بایست بر اساس معاملات و فعالیتهای شرکت ثبت و تنظیم گردد. دفاتر شرکت نوسط گروههای مختلفی نظیر حسابرسان مستقل ، سازمان امور مالیاتی ، حسابرسان بیمه و در برخی موارد کارشناسان رسمی دادگستری می توان مورد رسیدگی واقع گردد. جهت جلوگیری از برداشت های اشتباه توسط گروههای مذکور و همچنین پاسخگویی صحیح و مناسب توسط شرکت تنظیم دفاتر قانونی براساس واقعیت های موجود و رعایت قوانین مربوطه تنظیم آنها به نحو گفته شده از وظایف اصلی مدیران شرکتها می باشد.شرکت حسابداری فرسان 

تنظیم دفاتر قانونی

از وظایف مؤدیان مالیاتی، تنظیم دفاتر قانونی ( روزنامه و کل) و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت است تا برای رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی شرکت مورد بررسی قرار گیرد. برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که هر حسابداری باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود.شرکت حسابداری

نحوه منظم کردن دفاتر قانونی

“نحوه تنظیم قانونی دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید :” دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند.

موارد زیر موجب رد دفاتر قانونی می شود:

اینطور میتوان نوشت که در صورتی که “دفاتر ارائه شده” به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

وثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور. تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوءاستفاده. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوءاستفاده.

ونکته ای که درباره این مطلب می توان اشاره کرد : چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد تنظیم دفاتر قانونی نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌کند.

وبدین ترتیب همانگونه که در موارد بالا اشاره شد، در صورت استفاده از نرم افزار مالی، مودیان می توانند رویدادهای یک ماه را در یک سند تجمیع و تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل کنند. به این سند تجمیعی “سند کل” گفته می شود. سند کل در اصل، یک سند فرضی است که اطلاعات داخل چند سند حسابداری را برای یک دوره مشخص تجمیع می‌کند. بنابراین سند کل در لیست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نیست.

صدور سند کل در نرم افزار حسابداری سپیدار

لازمه تهیه گزارشات قانونی دفاتر روزانه و کل در نرم افزار سپیدار ، صدور سند کل است . ابتدا باید تمامی اسناد حسابداری را برای بازه زمانی که میخواهید صدور سند کل را انجام دهید، دائم نمایید. در نظر داشته باشید هنگامی که اسناد حسابداری دائم میشوند ویرایش و حذف اسناد حسابداری امکان پذیر نیست ، بنابراین زمانی اقدام به دائم کردن اسناد نمایید که از صحت اطلاعات اسناد حسابداری اطمینان دارید.

“تنظیم دفاتر قانونی  و ارائه آن به اداره دارایی، یک از وظایف مهم مؤدیان مالیاتی است .” می توان به تنظیم آن به کمک نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم پرداخت . در این نرم افزار حسابداری گزارش دفاتر بر اساس اسناد حسابداری و اسناد کل موجود است .

چه کسانی رویدادهای مالی خود را در دفاتر روزنامه و کل نگهداری می‌کنند؟

به‌موجب ماده (2) آئین‌نامه اجرایی ماده (95) قانون مالیات‌ها ،صاحبان مشاغل براساس شاخص‌ها و معیارهایی از قبیل نوع و یا حجم فعالیت به گروه های اول ، دوم و سوم طبقه بندی می شوند.

گروه اول : کسانیکه با توجه به شغلشون در این گروه قرار می‎گیرند موظف به ثبت اسناد حسابداری، دریافت و تنظیم دفاتر قانونی روزنامه و کل و و ارائه اظهارنامه مالیاتی هستند.

گروه دوم : کسانیکه با توجه به شغلشون که در این گروه قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات ، دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه طبق فرم ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی ارائه نمایند.

تنظیم دفاتر قانونی

گروه سوم : کسانیکه با توجه به شغلشون که در این گروه قرار می گیرند ، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا ، خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا ، خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را طبق فرم ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی ارائه نمایند. مشاغلی که در گروه اول و دوم قرار نمی‎گیرند، جز گروه سوم محسوب می‎شوند.(تنظیم دفاتر قانونی)